Digitalisierungsrat: Stellungnahme - Fortschritte und weitere Empfehlungen zur KI-Strategie in Potsdam

Einleitung

Die Landeshauptstadt Potsdam steht als Smart City vor der komplexen Herausforderung, künstliche Intelligenz (KI) in die kommunale Verwaltung effizient und verantwortungsbewusst zu integrieren. Der Digitalisierungsrat begrüßt die Fortschritte, die seit der Veröffentlichung des Impulspapiers vom Digitalisierungsrat am 26. Januar 2024 erzielt wurden, und hebt die Notwendigkeit einer fortlaufenden Weiterentwicklung hervor. Der Einsatz von KI kann die Effizienz, Zugänglichkeit und Transparenz städtischer Dienstleistungen verbessern und so den Grundsatz einer bürgerzentrierten Verwaltung nachhaltig stärken.

Der Digitalisierungsrat richtet auch einen eindringlichen Appell an die Stadtpolitik, zusätzliche personelle und finanzielle Mittel bereitzustellen, um den Einsatz von KI in der Landeshauptstadt Potsdam nachhaltig voranzutreiben. Der demografische Wandel und der bestehende Fachkräftemangel stellen die städtische Verwaltung vor erhebliche Herausforderungen. Viele Mitarbeitende stehen kurz vor dem Ruhestand, während gleichzeitig qualifizierte Fachkräfte nur schwer zu gewinnen sind. Der Einsatz von KI ist in diesem Zusammenhang von entscheidender Bedeutung, um Prozesse effizienter zu gestalten, Arbeitsabläufe zu automatisieren und personelle Ressourcen gezielt einzusetzen. Langfristig können durch den gezielten Einsatz von KI-Technologien erhebliche finanzielle Einsparungen erzielt werden, da Routineaufgaben reduziert und wertvolle Kapazitäten für zentrale Aufgaben freigesetzt werden. Eine klare Priorisierung und gezielte Investitionen in KI-Initiativen sind daher unerlässlich, um die zukünftige Leistungsfähigkeit und Effizienz der städtischen Verwaltung sicherzustellen.

Im ursprünglichen Impulspapier wurden drei zentrale Forderungen formuliert, die als strukturelles Fundament der KI-Strategie dienen sollen: 

1. die Einrichtung einer Schlüsselposition als KI-Beauftragter zur Steuerung des KI-Innovationsportfolios, 
2. die Implementierung zweier spezialisierter Large Language Models (LLMs) für interne Verwaltungsprozesse und die Bürgerbeteiligung sowie
3. die Entwicklung von Fortbildungs- und Beteiligungsformaten für Verwaltungsmitarbeitende und die Stadtgesellschaft. 

Diese Forderungen bleiben von hoher Relevanz, da sie die wesentlichen Rahmenbedingungen für eine verantwortungsvolle und zukunftsorientierte Implementierung von KI in Potsdam setzen.

1. KI-Innovations-Portfoliomanagement

Die Empfehlung des Digitalisierungsrats, ein KI-Innovations-Portfoliomanagement einzuführen, wurde aufgegriffen und umgesetzt, wobei ein „strategisches KI-Portfoliomanagement“ nun fest verankert ist. Dies dient als kritische Komponente für die Identifikation und Priorisierung von Anwendungsfällen, in denen KI als „Werkzeug zur Prozessoptimierung“ eingesetzt wird (Vgl. Mitteilungsvorlage 24/SVV/0917). Solche Optimierung kann durch einen reduzierten materiellen und menschlichen Ressourcenbedarf einen positiven Beitrag zur Nachhaltigkeitsprofil der Landeshauptstadt Potsdam leisten. Der iterativ angelegte Bewertungsansatz ermöglicht eine adaptive Strategieentwicklung und fördert die kontinuierliche Integration relevanter technologischer, ethischer und wirtschaftlicher Kriterien.

Empfehlung des Digitalisierungsrats vom 26.01.2024:

Der Digitalisierungsrat empfiehlt nachdrücklich, dass die Landeshauptstadt eine Schlüsselposition in Form eines KI-Beauftragten einführt. Dieser Schritt ist für das Jahr 2024 essentiell, vergleichbar mit der Rolle eines Datenschutzbeauftragten, um den Herausforderungen und Möglichkeiten der Künstlichen Intelligenz gerecht zu werden. Die Aufgabe des KI-Beauftragten soll insbesondere das Management des KI-Innovationsportfolios umfassen, um die städtische Verwaltung in der effizienten und verantwortungsvollen Implementierung von KI-Technologien zu unterstützen und voranzutreiben. Darüber hinaus ist es zielführend, entsprechende Haushaltsmittel zur Verfügung zu stellen.

Die Rolle des KI-Beauftragten bleibt jedoch in ihrer Tragweite entscheidend: „Der Digitalisierungsrat empfiehlt nachdrücklich, dass die Landeshauptstadt eine Schlüsselposition in Form eines KI-Beauftragten einführt…” zur effizienten und verantwortungsvollen Implementierung von KI-Technologien (Vgl. Impulspapier, 2024). Ein dauerhafter KI-Beauftragter würde nicht nur die umfassende Koordination der KI-Maßnahmen stärken, sondern auch die Schnittstellen zwischen den verschiedenen Akteuren der Verwaltung optimieren und sicherstellen, dass die KI-Implementierung dem langfristigen Nutzen der Stadtgesellschaft dient.

2. Implementierung interner und externer LLMs: Fortschritte und Herausforderungen

Die Empfehlung, zwei LLMs einzusetzen – ein internes Modell für verwaltungsinterne Prozesse und ein externes für die Bürgerbeteiligung – war eine strategische Empfehlung, die im Rahmen der aktuellen Mitteilungsvorlage in die Umsetzungsplanung überführt wurde (Vgl. Präsentation 15.10.2024). Das Ziel dieser Systeme liegt darin, die „Arbeit in zahlreichen Prozessen und Aufgabengebieten auf vielfältige Weise zu unterstützen und so erhebliche Mehrwerte zu schaffen“ (Vgl. Mitteilungsvorlage 24/SVV/0917, Seite 3).

In der Praxis könnten die LLMs das interne Wissensmanagement sowie den Zugang der Bürger zu öffentlichen Informationen stark verbessern. Der Digitalisierungsrat betont weiterhin die Wichtigkeit, diese Modelle an die spezifischen Anforderungen der Verwaltung anzupassen und Datenschutz- sowie IT-Sicherheitsvorgaben strikt zu berücksichtigen. Die Zusammenarbeit mit Technologiepartnern und die schrittweise Pilotierung der LLMs sind in der Mitteilungsvorlage angelegt, und der Digitalisierungsrat empfiehlt eine rasche Umsetzung, um frühzeitig Erkenntnisse und Anpassungen zu gewinnen.

Um die Nutzung von KI und insbesondere LLMs in der Verwaltung besser zu verdeutlichen sowie die Hemmschwelle zur Anwendung zu senken, schlägt der Digitalisierungsrat vor, die Technologien mit der Metapher des „Taschenrechners“ zu vergleichen. So wie Taschenrechner früher komplexe Berechnungen vereinfacht haben, können KI-Modelle Routineaufgaben vereinfachen und wertvolle Ressourcen freisetzen. Die Verwaltung wird ermutigt, diesen Ansatz zu kommunizieren, um Mitarbeitenden die Potenziale der KI als praktische Werkzeuge im Alltag näherzubringen und den Einstieg in die Nutzung zu erleichtern, wobei darauf hingewiesen werden sollte, dass KI-Systeme aufgrund ihrer Komplexität und kontextabhängigen Entscheidungen nicht vollständig mit der deterministischen Funktionsweise eines Taschenrechners gleichzusetzen sind.

Die Einführung eines LLMs sollte schnellstmöglich erfolgen, um von den Potenzialen dieser Technologien zu profitieren. Der Digitalisierungsrat empfiehlt, eine erste Implementierung spätestens bis zum ersten Quartal 2025 abzuschließen.

Empfehlung des Digitalisierungsrats vom 26.01.2024:

Der Digitalisierungsrat empfiehlt, dass die Landeshauptstadt Potsdam im Jahr 2024 zwei spezialisierte Large Language Models (LLMs) implementiert: ein internes und ein externes LLM. Das interne LLM, entwickelt unter strengen Datenschutzrichtlinien, soll städtische Daten für die Mitarbeiter zugänglich machen, um interne Prozesse und Entscheidungsfindungen zu optimieren. Parallel dazu empfehlen wir die Einrichtung eines externen LLM, das öffentliche Daten, insbesondere aus dem Ratsinformationssystem, integriert. Dieses öffentlich zugängliche LLM, eingebettet auf der städtischen Webseite, ermöglicht es Bürgern, interaktiv und effizient Informationen zu städtischen Angelegenheiten zu erfragen und erhöht so die Transparenz und Bürgerbeteiligung.

3. Formate zur Fortbildung und zur Bürgerbeteiligung: Notwendigkeit einer breiten Akzeptanz

Der Digitalisierungsrat hob die Notwendigkeit hervor, Fortbildungs- und Beteiligungsformate für die Stadtgesellschaft und die Verwaltung aufzubauen, um das Verständnis für KI zu fördern und ihre Akzeptanz zu stärken (“Der Digitalisierungsrat empfiehlt die Entwicklung von Formaten, die sowohl die Verwaltungsmitarbeiter als auch die Stadtgesellschaft in die dynamische Entwicklung im Bereich Künstliche Intelligenz aktiv einbeziehen”, Vgl. Impulspapier, 2024, Seite 5). Seit dem Impulspapier wurde ein Expertenaustausch initiiert und Fortbildungsmaßnahmen für Verwaltungsmitarbeitende geplant, die neben methodischen Kompetenzen auch ethische Aspekte des KI-Einsatzes adressieren (Vgl. Präsentation 15.10.2024).

In der langfristigen Perspektive bleibt jedoch die fortlaufende Einbeziehung der Bürger von zentraler Bedeutung, um eine bedarfsorientierte und sozial verantwortungsvolle KI-Strategie sicherzustellen. Der Digitalisierungsrat unterstreicht die Notwendigkeit, Formate wie Citizen-Hackathons und Design-Thinking-Workshops auszubauen, um aktiv das Feedback der Bürger zu integrieren und Transparenz zu gewährleisten.

Zusätzlich wird vorgeschlagen, die Expertise der Vertreter des Digitalisierungsrates, die bereits erfolgreich LLMs in ihren Organisationen, wie beispielsweise an der Fachhochschule, eingeführt haben, aktiv für die Verwaltung der Landeshauptstadt Potsdam zu nutzen. Der Wissenstransfer aus diesen praktischen Erfahrungen könnte entscheidende Impulse für die Implementierung und Anpassung von LLMs in der Verwaltung geben. Eine weitere Verstärkung dieses Austauschs und gezielte Gespräche zwischen den wissenschaftlichen Akteuren und der Verwaltung könnten die Einführung der Technologien beschleunigen und praxisnah gestalten.

Empfehlung des Digitalisierungsrats vom 26.01.2024:

Der Digitalisierungsrat empfiehlt die Entwicklung von Formaten, die sowohl die Verwaltungsmitarbeiter als auch die Stadtgesellschaft in die dynamische Entwicklung im Bereich Künstliche Intelligenz aktiv einbeziehen. Veranstaltungen wie der Schinkelhallentalk, interaktive Räume wie das Potsdam Lab und weitere Veranstaltungsformate sollten genutzt werden, um das Thema KI im Jahr 2024 umfassend in der Stadtgesellschaft zu verankern. Dabei kann der Digitalisierungsrat seine Fachkenntnisse einbringen, um die Relevanz und das Verständnis von KI zu fördern.

4. Finanzielle Auswirkungen und die Bedeutung nachhaltiger Investitionen in KI-Strategien

Für eine langfristige Verstetigung und Skalierung der KI-Maßnahmen, ist eine kontinuierliche Bereitstellung zusätzlicher Mittel erforderlich. Wie im Bericht hervorgehoben, werden “voraussichtlich weitere personelle und finanzielle Ressourcen erforderlich sein”.

Empfehlung des Digitalisierungsrats:

Der Digitalisierungsrat empfiehlt die Schaffung eines dedizierten Budgets für KI- und Automatisierungswerkzeuge im städtischen Haushalt ab 2025, um eine nachhaltige und langfristige Investition in diese Technologien zu gewährleisten. Dieses Budget sollte die Finanzierung zusätzlicher personeller Ressourcen und technischer Infrastrukturen umfassen, um die Anforderungen an die Unterstützung der Verwaltungsarbeit und die Erbringung pflichtiger Leistungen zu erfüllen.

5. KI-Hubs

Empfehlung des Digitalisierungsrats:

Der Digitalisierungsrat empfiehlt die Einrichtung eines verwaltungsinternen KI-Hubs mit einer zentralen Anlaufstelle für Mitarbeitende, die Fragen zur Nutzung und Implementierung von KI-Technologien haben. Durch eine Hotline und praktische Hilfestellungen könnte die Hemmschwelle zur Nutzung neuer Technologien gesenkt werden. Diese Unterstützung soll intern durch Verwaltungspersonal bereitgestellt werden, um eine vertrauensvolle und niederschwellige Beratung zu gewährleisten. Der Fokus liegt darauf, den Mitarbeitenden eine Anlaufstelle zu bieten, die spezifische Unterstützung bietet und Ängste abbaut.

6. Zusammenfassung und Ausblick

Die Umsetzung der zentralen Empfehlungen des Digitalisierungsrats bildet weiterhin die Grundlage für eine verantwortungsvolle und zielgerichtete KI-Strategie in Potsdam. Um das volle Potenzial dieser Strategie auszuschöpfen, wird empfohlen, die Schaffung eines dezidierten Budgets für KI und Automatisierungswerkzeuge zu realisieren, die Implementierung der LLMs zeitnah umzusetzen, die Einrichtung eines verwaltungsinternen KI-Hubs, und partizipative Formate weiter zu fördern.