Das Stadtarchiv stellt sich vor

Das Stadtarchiv ist das historische Archiv der Landeshauptstadt Potsdam, dessen Bestände für die Benutzung öffentlich zugänglich sind. Es überliefert bedeutende Originalunterlagen der Stadtverwaltung, deren nachgeordneten Einrichtungen sowie Rechts- und Funktionsvorgängern für die Nachwelt. Anhand dieser dauerhaft aufzubewahrenden Unterlagen kann die Entwicklung der Stadt seit dem 14. Jahrhundert bis in die Gegenwart nachvollzogen werden. Auch das Schriftgut der heutigen Stadtteile ist im Stadtarchiv überliefert. Darüber hinaus ergänzen u. a. Betriebsunterlagen, Nachlässe, Postkarten und Zeitungen die vielfältige Überlieferung. Tiefere Einblicke in diese erhalten Sie unter Archivbestände.

Dem Stadtarchiv angegliedert ist das Zwischenarchiv für die Stadtverwaltung, auch Verwaltungsarchiv genannt. Dieses befindet sich in Groß Glienicke. Es verwaltet als Dienstleister das städtische Schriftgut, welches für die laufende Aufgabenerledigung nicht mehr benötigt wird, bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Das Zwischenarchiv spielt eine wichtige Rolle, um die Unterlagen frühzeitig zu sichern und die Entstehung von Überlieferungslücken bzw. Lücken in der Stadtgeschichte zu verhindern.

Archiv und Bibliothek – unterschiedliche Namen für dasselbe?

Obwohl Archive und Bibliotheken häufig unter dem Begriff Kultureinrichtung zusammengefasst werden, gibt es zwischen beiden Einrichtungen wichtige Unterschiede:

• Archive bewahren einmalige Originalunterlagen (Unikate).
• Die Aufbewahrung der Unterlagen (Archivale, Archivgut) erfolgt dauerhaft.
• Archivgut ist nicht ausleihbar - eine Benutzung kann lediglich in den Lesesälen der Archive erfolgen.

Aufgaben

Hauptaufgabe des Stadtarchivs ist die Überlieferung und Bereitstellung von historisch bedeutenden Unterlagen für die Öffentlichkeit. Bevor Archivgut jedoch zugänglich gemacht werden kann, erfolgt seine Bearbeitung durch die Archivarinnen und Archivare.

Eine der ersten und einflussreichsten Aufgaben ist die Bewertung der Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Aufgrund des Brandenburgischen Archivgesetzes und der Datenschutzgesetze besteht für Unterlagen der Stadtverwaltung die Pflicht, diese dem Stadtarchiv anzubieten.
Bei der archivischen Bewertung wird das Schriftgut hinsichtlich seines bleibenden Wertes für die Erforschung und das Verständnis von Geschichte und Gegenwart, für Gesetzgebung, Rechtsprechung und Verwaltung oder für die Sicherung berechtigter Belange betroffener oder dritter Personen geprüft. Dieser bleibende Wert kann in der rechtlichen, politischen, wirtschaftlichen, sozialen oder kulturellen Bedeutung der Unterlagen liegen und führt zur dauerhaften Aufbewahrung (Archivierung). Bei Nichtvorliegen dieser Kriterien erfolgt die datenschutzgerechte Vernichtung (Kassation).

Durch die Übernahme des archivwürdigen Teils des "gewöhnlichen" Schriftgutes entsteht aus diesem Archivgut, welches unter das Brandenburgische Archivgesetz fällt.

Damit Benutzer entsprechend ihres Anliegens recherchieren oder Auskunft erhalten können, müssen die Archivalien geordnet und die darin enthaltenen Informationen beschrieben werden. Dieser Vorgang wird als Erschließung bezeichnet. Dabei werden relevante Daten, u. a. Herkunft der Unterlagen, Inhalt, beteiligte Personen sowie eine zeitliche Einordnung, vorgenommen. Alle Daten werden in einer Datenbank gespeichert, welche die Grundlage für das Wiederauffinden und Bereitstellen der Archivalien ist. Eine inhaltliche Veränderung der Unterlagen während der Erschließung findet nicht statt.

Um Archivalien für die Ewigkeit zu bewahren, bedarf es spezieller Anforderungen an deren Lagerung. Neben der Säuberung der Unterlagen und Umlagerung in archivgerechte Materialien (Archivmappen) muss im Archivmagazin ein stabiles Klima vorherrschen. Diese Maßnahmen tragen in hohem Maße dazu bei, dass die Originalunterlagen erhalten bleiben und der Benutzung zur Verfügung gestellt werden können.

Darüber hinaus besteht in Archiven ein regelmäßiger Bedarf an Restaurierungsmaßnahmen, um Schäden am Archivgut, u. a. Einbandschäden und Papier- oder Tintenfraß, zu beseitigen. Auch die Verfilmung oder Digitalisierung der Archivalien trägt zum Schutz der Unikate bei, da eine Benutzung der Originale häufig unterbleiben und auf den Mikrofilm oder das Digitalisat zurückgegriffen werden kann.

Neben der Bereitstellung des Archivgutes betreibt das Stadtarchiv auch Öffentlichkeitsarbeit. In Form von Archivführungen, Vorträgen, Projekten oder Veranstaltungen soll das Wissen um das Stadtarchiv Potsdam und stadtgeschichtliche Themen vermittelt werden.

Zusätzlich ist das Stadtarchiv Potsdam seit 2000 eine Ausbildungseinrichtung für angehende Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste der Fachrichtung Archiv (FaMI) und nimmt zudem Aufgaben der archivarischen Fortbildung wahr.

Rechtsgrundlagen

Das Stadtarchiv ist eine öffentliche Einrichtung der Landeshauptstadt Potsdam. Sein Handeln wird durch Gesetze und Normen bestimmt. Durch diesen rechtlichen Rahmen werden die Zuständigkeit und Aufgaben der Archive sowie Rechte und Pflichten der Nutzer geregelt.

Das Gesetz über die Sicherung und Nutzung von öffentlichem Archivgut im Land Brandenburg (Brandenburgisches Archivgesetz - BbgArchivG) ist die grundlegende Rechtsquelle für öffentliche Archive im Land. In dieser wird die Archivierung von Unterlagen als kommunale Pflichtaufgabe definiert. Des Weiteren wird u. a. die Anbietungspflicht der Verwaltung für ihre Unterlagen an das Stadtarchiv sowie Möglichkeiten und Einschränkungen bei der Benutzung von Archivgut benannt.

Konkrete rechtliche Details wurden in der Satzung über die Nutzung des Stadtarchivs der Landeshauptstadt Potsdam (Archivsatzung) geregelt. Fallen bei einer Benutzung Gebühren an, findet die Verwaltungsgebührensatzung der Landeshauptstadt Potsdam Anwendung.

Des Weiteren spielt die Wahrung des Datenschutzes im Archivwesen eine wichtige Rolle. Archive und die Archivierung von Unterlagen werden in der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) explizit erwähnt. Somit findet eine Vereinbarkeit zwischen Datenschutzbelangen und Archivzwecken statt. Bei der Benutzung von Archivgut wird der Datenschutz in Form von Schutzfristen, welche im Brandenburgischen Archivgesetz sowie in der Archivsatzung festgelegt sind, gewahrt.

Adresse

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Landeshauptstadt Potsdam
Stadtarchiv
Friedrich-Ebert-Straße 79/81
14469 Potsdam

Das Stadtarchiv befindet sich an folgendem Standort: