In der Zeit zwischen Frühjahr 2003 und Herbst 2004 ist in den Bereichen „Bauordnung – Untere Bauaufsichtsbehörde“ und „Bürgerberatung Bau“ des Fachbereiches Stadtplanung und Bauordnung eine umfassende Organisationsuntersuchung durchgeführt worden. Damit sollten Möglichkeiten der Effizienzsteigerung ausgelotet und Maßnahmen festgelegt werden, mit denen die Dienstleistungen der Stadtverwaltung im Baugenehmigungsverfahren gleichermaßen kostengünstiger und kundenfreundlicher erbracht werden können.
Bemerkenswert an dieser Untersuchung ist, dass sie nicht durch einen externen Gutachter erstellt worden ist, sondern ausschließlich durch Mitarbeiter der Stadtverwaltung. Dabei haben vor allem diejenigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter intensiv ihre Kenntnisse und kritischen Bewertungen eingebracht, die die Verwaltungsabläufe im Baugenehmigungsverfahren aus eigener Alltagserfahrung kennen. Durch eine zielgerichtete Begleitung des vollständig neben der alltäglichen Arbeit betriebenen Projektes konnte sichergestellt werden, dass die vielen unterschiedlichen Blickwinkel zu einer kritisch-konstruktiven Betrachtung zusammengeflossen sind und zu positiven Veränderung führen wird.
In der Sitzung des Hauptausschusses am 12.01.2005 stellt die Verwaltung die Ergebnisse der Untersuchung in ihren wesentlichen Auswirkungen auf die Verwaltungsstruktur vor. Sie gibt damit vor der jetzt beginnenden Umsetzung einen Überblick darüber, was sich im Laufe des Jahres 2005 organisatorisch, baulich und informationstechnisch ändern wird. Damit wird die Informations- und Dienstleistungsqualität für bauwillige Bürger und Investoren verbessert und zugleich durch optimierte Abläufe das Genehmigungsverfahren beschleunigt. Außerdem wird eine möglichst zielgerichtete Beratung gewährleistet.
Der bisherige Aufbau der Bauaufsichtsbehörde, der sich an klassischen Strukturvorbildern orientierte, ist durch eine starke Untergliederung geprägt, die für bauwillige Bürger und ihre fachlichen Berater durch eine Vielzahl von Anlaufstellen gekennzeichnet ist. Dieser Aufbau soll jetzt so verändert werden, dass es nur eine zentrale Anlaufstelle für Bürger mit Bauvorhaben gibt, die von ersten Auskünften und Beratungen über die Antragstellung bis zur Nachfrage über den Stand des Genehmigungsverfahrens Ansprechpartner bleibt. Diese Servicestelle wird zugleich auch notwendige vertiefende Beratungen in speziellen Fragen vermitteln.
Die Bündelung der Anlaufpunkte und eine gleichzeitige technikunterstützte Optimierung der verwaltungsinternen Abläufe und Informationsflüsse sorgen auch dafür, dass – sozusagen im Hintergrund – das eigentliche Genehmigungsverfahren und das Erstellen der Genehmigungsbescheide mit weniger Aufwand und zielgerichteter erfolgen können. So kann nicht nur die Wirtschaftlichkeit der Verwaltungsleistung erhöht werden, sondern zugleich auch der Prozessablauf beschleunigt werden.
Die zentrale Anlaufstelle soll zukünftig auch baulich unmittelbar erkennbar in der 6. Etage des Verwaltungshochhauses erreichbar sein – mit den erforderlichen Umbaumaßnahmen soll im laufenden Jahr begonnen werden.
Parallel dazu werden im Zuge der Umsetzung der vielen Handlungsempfehlungen aus der Untersuchung auch die vielfältigen Fachinformationen aufbereitet und gebündelt, die für Bauwillige von Bedeutung sind. Damit soll gewährleistet werden, dass schon vor einem Antragsverfahren frühzeitig mögliche Genehmigungshindernisse erkannt werden können und gezielt nach Lösungsmöglichkeiten im Interesse der Bauwilligen oder Investoren gesucht werden kann. Nach dem Aufbau des notwendigen Informationssystems wird die zentrale Servicestelle in der Lage sein, gemeinsam mit den Bauwilligen seine Vorhaben entlang einer „Checkliste“ daraufhin abzuprüfen, welche Gesichtspunkte bei der detaillierten Planung besonderer Beachtung bedürfen, damit später keine unvorhergesehenen Schwierigkeiten auftreten, sondern das Genehmigungsverfahren von Beginn an erfolgsorientiert läuft.
