Die Präsidentin des Landesrechnungshofes Brandenburg hat in ihrem Kommunalbericht 2003 dazu aufgerufen, dass Reinigungsverträge öffentlicher Auftraggeber spätestens alle 5 Jahre im Wettbewerb neu zu vergeben sind. Da die in der Stadtverwaltung Potsdam vorhandenen Verträge eine Laufzeit von 4-6 Jahren haben, hat sich der KIS entschlossen, im Jahr 2005 die bestehenden Verträge zu kündigen und europaweit neu auszuschreiben.
Streng nach den europäischen Vergaberichtlinien wurde sach- und fachgerecht die Ausschreibung vorbereitet und durchgeführt. Voraussetzung der Ausschreibung waren u.a. konkrete Vorortbegehungen in den einzelnen Objekten zur Einschätzung der bisherigen Reinigungsleistungen. Dazu wurden vor Ort Festlegungen zum tatsächlichen Flächenbedarf und der Qualität der benötigten Reinigungsintensität getroffen. Diese wurden Bestandteile der Ausschreibung.
Bei der Ausschreibung wurde nicht auf das Billigste, sondern auf das wirtschaftlichste Angebot orientiert. Wie in der Bekanntmachung der Ausschreibung aufgeführt, erfolgte die Bewertung der Wirtschaftlichkeit nach folgenden Kriterien:
- Leistungsfähigkeit
- Zuverlässigkeit
- Qualität der Leistungserbringung
- und Preis.
An der Ausschreibung beteiligten sich 29 Firmen. Nach Auswertung der vorliegenden Angebote wurden die, nach der Wirtschaftlichkeit besten Firmen zu Bietergesprächen eingeladen. Da das gesamte Volumen in vier Lose aufgeteilt wurde, nahmen jeweils die vier besten Firmen je Los an diesen Gesprächen teil.
Als Ergebnis der Wertung wurden zwei Firmen vorgeschlagen, die jeweils für zwei Lose den Zuschlag erhalten sollen.
Grundsätzlich erklärten alle Bieter ihre Bereitschaft, bei entsprechender Eignung, freiwerdendes Personal zu übernehmen.
Der Vergabevorschlag erfolgte nach Zustimmung durch das Rechnungsprüfungsamt.
Im europäischen Vergaberecht ist vorgeschrieben, nach Auswertung und Vergabevorschlag die nicht berücksichtigten Bieter zu benachrichtigen. Diese haben dann Gelegenheit, innerhalb einer Frist von 14 Tagen ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer des Landes Brandenburg zu beantragen. Dies hat eine Firma getan, so dass zunächst die Entscheidung der Vergabekommission abgewartet werden muss. Das Ergebnis wird in ca. 4 Wochen erwartet.
